Nicole Maina, Autor bei Translators4Industry

Tipps und Tricks: Wie macht man Übersetzer:innen glücklich?

Nicole Maina — Mon, 25 Apr 2022 15:16:59 +0000

Was sollten Sie bei der Erstellung von Dateien, die übersetzt werden sollen, beachten?

Der berühmte italienische Schriftsteller und Übersetzer Italo Calvino sagte einmal (sinngemäß), dass der Übersetzer der beste Leser eines Autors sei und ihm dabei helfen könne, genau zu verstehen, was er geschrieben hatte und warum. Wenn wir als Übersetzer:innen Fragen stellen oder auf Ungereimtheiten hinweisen, sind uns unsere Kundinnen und Kunden in der Regel sehr dankbar und wundern sich, warum sie das nicht von Anfang an eindeutiger formuliert haben. Nun, vier Augen sehen mehr als zwei, und Übersetzeraugen sehen (fast) alles.

Nach vielen Jahren in der Übersetzungsbranche können wir Calvinos Behauptung bestätigen: Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Verfasser (bzw. dem Technischen Redakteur) und dem Übersetzer ist die Grundvoraussetzung für einen gelungenen Text. Das hat selbstredend auch Vorteile für Ihr Zielpublikum bzw. den Erfolg Ihres Produkts im jeweiligen Land. Somit kann man sagen: Ist die Zusammenarbeit mit Ihrem Übersetzer gut, freut sich auch Ihr Endkunde! Und nebenbei sparen Sie sogar Zeit, Geld und nicht zuletzt Nerven.

Damit Übersetzer:innen gut mit Ihrem Text arbeiten können und die Übersetzung gelingt, können Sie bereits im Vorfeld die richtigen Weichen stellen. Doch zunächst fragen wir uns, was es unbedingt zu vermeiden gilt.

Wie mache ich meinen Übersetzer unglücklich?

Wenn Sie Ihre Fachübersetzer:innen unglücklich machen wollen, dann schicken Sie ihnen eine PDF-Datei. Das Portable-Document-Format wurde nicht dazu entwickelt, um verändert zu werden – im Gegenteil. Deshalb ist es sehr aufwändig, einen editierbaren Text daraus zu gewinnen, diesen Text zu übersetzen und danach die Formatierung und das Layout in Word wiederherzustellen. Dabei entsteht nicht nur mehr Arbeit, sondern auch eine Datei, die niemals die gleiche Qualität wie die Ausgangsdatei haben kann. Das Ergebnis: schlechtere Qualität, höhere Kosten. Und eine unglückliche Übersetzerin.

Wie mache ich meinen Übersetzer todunglücklich?

Schicken Sie ihm eingescannte Papierdokumente.

Bei Fotos und PDF-Dateien, die nicht digital erstellt wurden, sondern aus einem Scanner stammen, ist der Bearbeitungsaufwand erheblich größer, weil jede Seite mithilfe einer OCR-Software einzeln konvertiert werden muss. Dabei werden viele Wörter und Buchstaben nicht richtig erkannt und müssen manuell korrigiert werden. Bilder, Tabellen und Layout müssen stark bearbeitet sowie Eigennamen, Zahlen und Ähnliches müssen zusätzlich überprüft werden, bevor überhaupt mit der Übersetzung begonnen werden kann. In einem Wort: ein Graus.

Fazit: Ihre Fachübersetzerinnen benötigen editierbare Dateien.

Wie mache ich meinen Übersetzer glücklich?

1. Einsprachige Dateien vorbereiten
Häufig erhalten wir Dateien, die zweisprachig verfasst sind, das heißt es folgt nach einem Abschnitt auf Deutsch ein Abschnitt auf Englisch. Kundinnen und Kunden tun dies oft, um uns zu helfen. Doch leider behindern diese Mischtexte den Übersetzungsprozess, weil man alle nicht zu übersetzenden Texte vorher manuell ausblenden muss. Deshalb gilt: eine Datei, eine Sprache. Die anderssprachigen Referenzdateien beachten wir sehr gerne (wir bitten auch immer darum), es sollten aber separate Dateien sein. Haben Sie besondere Wünsche bzw. Anweisungen bezüglich der Übersetzungen? Dann packen Sie diese am besten ebenfalls in eine separate Datei.

2. So viel Kontext wie möglich liefern

Das Übersetzen von einzelnen Begriffen oder Wortgruppen ohne Kontext bedeutet einen erhöhten Rechercheaufwand und zwingt uns, viele Rückfragen zu stellen. Besonders aufwändig und somit kostenintensiv sind lange Listen, zum Beispiel in Excel-Dateien, die aus einzelnen Wörtern bzw. unvollendeten Sätzen bestehen. Ohne den Kontext zu kennen, in dem die Übersetzungen später erscheinen werden, können Übersetzer:innen nicht sinngemäß übersetzen oder laufen sogar Gefahr, Fehler einzuarbeiten.

3. In Excel-Dateien Sätze nicht auf mehrere Zellen verteilen
Fachübersetzer:innen arbeiten mit moderner Software, die den professionellen Übersetzungsprozess unterstützt. Hierbei handelt es sich nicht um maschinelle Übersetzungssoftware, sondern um Programme, die den Text in einzelne Sinnabschnitte, in der Regel Sätze, aufteilt. Werden Sätze über mehrere Zellen verteilt, erkennen diese Programme den Satz nicht mehr als Ganzes und die Bearbeitung wird umständlich. Außerdem kommt es nicht selten vor, dass der Satzbau in der Zielsprache anders als in der Ausgangssprache ist und deshalb die Übersetzung der Zelle 1 in die Zelle 2 geschrieben werden muss.

4. In Word-Dateien Formatvorlagen und eingebaute Funktionen nutzen

Titel, Untertitel, Kopf- und Fußzeilen, Bildbeschriftungen usw. sollten nicht manuell formatiert (Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstände usw.), sondern mit Formatvorlagen angelegt werden. Das macht den Text nicht nur schöner und übersichtlicher, sondern erleichtert auch die Übersetzung.

Man kann beispielsweise in Handumdrehen ein Inhaltsverzeichnis erstellen und es nach der Übersetzung ganz schnell aktualisieren, ohne die Kapitelüberschriften und die Seitenzahlen anpassen zu müssen. Auch weitere automatisierte Funktionen in Word wie zum Beispiel Fußnoten, Index oder Querverweise sorgen für weniger Bearbeitungsaufwand während und nach der Übersetzung.

5. Richtige Spracheinstellung vornehmen

In Word, InDesign und vielen anderen Programmen kann man für jeden Text die gewünschte Sprache einstellen, um eine Rechtschreibprüfung durchzuführen und die Silbentrennung zu aktivieren. Ist zum Beispiel ein italienischer Text auf die deutsche Sprache eingestellt, wird nach den deutschen Regeln geprüft und getrennt. Das führt mit Sicherheit zu zahlreichen Fehlern, die den Übersetzungsprozess verhindern.

6. Word nicht wie eine Schreibmaschine benutzen

Viele Menschen nutzen Word immer noch wie eine herkömmliche Schreibmaschine und setzen zum Beispiel mehrfach Absatzzeichen ein, um auf eine neue Seite zu kommen, oder unzählige Leerzeichen, um zum Ende einer Zeile zu gelangen. Das führt zu kaskadenartigen Verschiebungen, sobald der Text verändert wird. Bei Übersetzungen verändert sich in der Regel auch die Textlänge. Unnötige Leerzeichen oder mehrfache Absatzzeichen müssen dann im Anschluss manuell gelöscht werden, um das Layout des Originals in der Übersetzung wiederherzustellen.

7. Abbildungen lokalisieren

Vor allem bei Handbüchern enthalten Bilder oft Texte, die nicht editierbar sind. Handelt es sich um Grafiken oder Diagramme, die ursprünglich mit Excel, PowerPoint bzw. einer Bildbearbeitungssoftware erstellt wurden, sollten diese Dateien dem Übersetzer zur Verfügung gestellt werden, damit er die Texte übersetzen und anpassen kann. Sind es besondere Bildformate, so müssen die Texte zusätzlich extrahiert und nach der Übersetzung wieder in die Bildbearbeitungssoftware eingespielt werden.

Bei Screenshots muss der Verfasser manuell eine Legende hinzufügen, damit auch diese Texte übersetzt werden können. Noch besser ist es, Abbildungen der bereits lokalisierten Bildschirmansichten und Screenshots zur Verfügung zu stellen. Außerdem sollten Sie Bilder in Ihren Handbüchern nicht löschen, um die Dateien zu verkleinern. Denken Sie bitte immer daran: Ihre Fachübersetzer:innen brauchen so viel Kontext wie möglich.

8. Terminologie pflegen

Terminologie ist ein sehr weites Feld. An dieser Stelle sei nur so viel gesagt: Die erste Grundregel lautet „Ein Begriff, eine Benennung“. Genauso: ein Objekt, ein Name. Benutzen Sie für ein bestimmtes Konzept nicht mehrere unterschiedliche Wörter bzw. für ein Bauteil nicht mehrere Benennungen, sondern legen Sie eine Benennung fest, die (möglichst abteilungsübergreifend) verwendet werden soll.

So können Sie für sich bzw. für Ihren Betrieb ein Glossar pflegen, in dem steht, welche Benennungen für welche Konzepte und Objekte benutzt werden sollten und welche verboten sind. Diese Vorgehensweise ist auch ein Teil unseres Übersetzungsprozesses.

Tipp: Fügen Sie Ihrem Text im Anhang ein kleines Glossar mit den wichtigsten Begriffen und Abkürzungen hinzu – Ihre Leserinnen und Leser werden es Ihnen danken!

Tipp für Fortgeschrittene: Erstellen Sie einen internen Redaktionsleitfaden bzw. Styleguide, in dem Sie und Ihre Kolleg:innen beispielsweise festhalten, welchen Stil Ihre Texte haben sollen (formell oder informell mit der jeweiligen bevorzugten Anrede), welches Datum- und Zahlenformat verwendet werden soll und viele weitere Aspekte. So schaffen Sie ein einheitliches Bild in Ihrer Firmenkommunikation, um den Wiedererkennungswert Ihrer Marke weiter zu steigern.

9. Adobe InDesign-Dateien für die Übersetzung vorbereiten

Indd-Dateien können besondere Schwierigkeiten während der Übersetzung bereiten. Darüber haben wir ausführlich in unserem Blogbeitrag „Tipps und Tricks: Übersetzungsgerechte Dateien mit InDesign erstellen“ berichtet.

Fazit 2: Ihre Übersetzer:innen brauchen gut strukturierte und formatierte Dateien und so viel Kontext wie möglich.

Haben Sie weitere Fragen? Dann schreiben Sie uns!

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Tipps und Tricks: Übersetzungsgerechte Dateien mit InDesign erstellen

Nicole Maina — Mon, 22 Mar 2021 16:15:55 +0000

Wenn Sie einen Katalog, eine Broschüre oder Werbematerial mit InDesign erstellen und vorhaben, diese in anderen Ländern zu veröffentlichen, sollten Sie einige Punkte beachten – am besten bevor Sie die deutsche Originalversion schreiben und layouten.

1. Textlänge bzw. Größe der Textboxen

Denken Sie daran, dass die Texte nach der Übersetzung länger sein könnten. Bitten Sie Ihren Grafiker, die Textboxen nicht zu knapp zu gestalten. Reicht der Platz für die übersetzten Texte nicht aus, muss die Korrekturleserin kürzen: Das hat nicht nur zusätzliche Kosten zur Folge, sondern es geht auch ein Teil von dem Inhalt verloren, den Sie kommunizieren wollten.

2. Reihenfolge von grafischen Elementen

Bedenken Sie, dass die Wort- und Satzstruktur in anderen Sprachen nicht immer der deutschen Struktur entspricht. Im Deutschen und Englischen gilt zum Beispiel die Reihenfolge Adjektiv + Substantiv, wie bei „Innovatives Produkt“. Wenn das Wort „Innovatives“ in einer Überschrift über „Produkt“ steht und grafisch hervorgehoben ist, muss man es nicht nur übersetzen, sondern auch die Anordnung kontrollieren.

Nach der Übersetzung – beispielsweise ins Italienische – ist die Reihenfolge nämlich umgekehrt: „Prodotto innovativo“. Also muss man die Grafik anpassen, sprich das zweite Wort hervorheben und die Textboxen an die richtige Stelle rücken. Diese Art von Nacharbeit können wir nach Fertigstellung der Übersetzung, während der Korrektur direkt in InDesign vornehmen.

3. Einzelbegriffe nicht durch Suchen & Ersetzen einfügen

Führen Sie keine vermeintlichen Übersetzungen mit Suchen & Ersetzen durch, vor allem nicht bei einzelnen Begriffen. Selbst wenn eine Übersetzung vorliegt, oder Sie ein internes „Betriebswörterbuch“ pflegen, bedeutet das nicht, dass die Begriffe in jeden beliebigen Kontext passen. Ein Beispiel aus dem Italienischen: das deutsche Wort „durchschnittlich“ bedeutet „medio“. Das ist richtig, muss aber in unterschiedlichen Kontexten dekliniert werden. Das führt zu vier Varianten: „medio“, „medi“, „media“ und „medie“. Wenn das Wort „durchschnittlich“ allein in der Zelle einer Tabelle oder in einer Bildunterschrift steht, kann man es nicht einfach quer durch das ganze Dokument mit „medio“ übersetzen.

Außerdem können Begriffe mehr als eine Bedeutung haben und müssen dann in anderen Sprachen unterschiedlich übersetzt werden. Im Deutschen kann sich zum Beispiel das Wort „Inhalt“ sowohl auf einen Index (Inhalt eines Werks), als auch auf die Bestandteile von einem Lebensmittel oder einem Produkt beziehen. Das entspricht im Italienischen drei Wörtern: „indice“ (Index), „ingredienti“ (Zutaten) und „contenuto“ (sinngemäß: beinhaltet folgende Produkte).

Wenn Sie also in Ihrem Produktkatalog auf Seite 2 den Inhalt (Index) haben und auf Seite 38 den Inhalt von einem Produktset, dann wird dort in der deutschen Version „Inhalt“ stehen, in der italienischen Version jedoch einmal „Indice“ und einmal „Contenuto“ oder – wenn man möchte – „Comprende“: (das Set beinhaltet…).

4. Nicht überschreibbare Texte in Bildern

Benutzen Sie keine Bilder, die Texte enthalten – also solche, die nicht verändert bzw. überschrieben werden können. Bei Grafiken und vor allem Screenshots kann es sein, dass Texte abgebildet werden: Maßeinheiten, Menüpunkte, Beschriftung von Tasten, Hinweise in Bildschirmansichten, Fehlermeldungen, Alarme und noch vieles mehr. Schneiden Sie die Bilder so zurecht, dass kein Text zu sehen ist, und fügen Sie eine Bildunterschrift oder einzelne Textboxen hinzu, oder schreiben Sie die Texte manuell in eine Textbox. Auf Anfrage können wir auch das gerne für Sie übernehmen.

5. Involvieren Sie Ihre ausländischen Niederlassungen bzw. Ihr Mutterhaus in den Übersetzungsprozess

Professionelle Fachübersetzer*innen sprechen im Vorfeld und während der Übersetzungsarbeit gerne mit den Personen, die die Texte letztendlich benötigen und benutzen werden, d. h. mit dem Verkaufspersonal, den Ingenieur*innen, den Marketingfachleuten oder der Rechtsabteilung. So kann man die Zielsetzung des Texts definieren, technische Details besprechen, die besten Fachbegriffe auswählen und gemeinsam stilistische Entscheidungen treffen. Wir können sowohl während der Übersetzung als auch nach der Fertigstellung eine PDF-Datei erstellen, die Sie dann zur Überprüfung an Ihre Fachleute, Ihr Mutterhaus oder Ihre Filiale senden können. So kann jede/r – auch ohne InDesign – mitlesen und mitentscheiden. Die gewünschten Änderungen können dann von uns in InDesign eingepflegt werden. So sind am Ende alle mit der Übersetzung zufrieden.

6. Legen Sie im Vorfeld fest, welche InDesign-Version benutzt werden soll

Vor allem bei der neuen Version der Adobe Creative Cloud bzw. bei InDesign 2021 sind Updates sehr häufig und können auch mehrmals pro Monat oder sogar pro Woche erscheinen. Normalerweise erfolgt die Aktualisierung automatisch, fast unbemerkt, wenn man diese Option nicht abwählt. Im Idealfall haben also alle Parteien stets die neueste und damit die gleiche Version. Sollte jedoch jemand im Team – aus bestimmten Gründen – eine ältere Version benutzen wollen, muss das unbedingt vor der Übersetzung geklärt werden, weil die Bearbeitung mit unterschiedlichen Versionen ggf. zu einem großen Mehraufwand führen kann. In solchen Fällen kann man als Notlösung idml-Dateien für den Import der übersetzten Texte benutzen.

7. Schreibrichtung von rechts nach links

Für bestimmte Sprachen wie z. B. Arabisch und Japanisch gilt die Schreibrichtung von rechts nach links. Dementsprechend befindet sich das Deckblatt eines gebundenen Werks an der Stelle, an der bei linksläufigen Schriften die vierte Umschlagsseite (US4), also die Rückseite des Buchdeckels ist.

Das hat wiederum zur Folge, dass das gesamte Layout buchstäblich von vorn bis hinten umgekrempelt werden muss. Bei diesen Sprachen ist also nicht nur eine qualitativ hochwertige Übersetzung gefragt, sondern auch eine kompetente Anpassung des Layouts.

Fazit:

Die Arbeit mit InDesign erfordert echtes Multitasking, viel Fleiß und Herzblut. Dabei geht es nicht nur um eine attraktive grafische Gestaltung im Einklang mir Ihrer Corporate Identity, sondern vielmehr darum, Ihr Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen durch eine wirkungsvolle Kombination von Texten und Bildern im richtigen Licht zu präsentieren und Ihre Botschaft an die Zielgruppe zu vermitteln. Diese Arbeit sollte sich selbstverständlich in allen Sprachen auszahlen, in die Sie Ihre Marketingunterlagen übersetzen lassen. Wir hoffen, dass unsere Tipps und Tricks Ihnen dabei helfen, und bieten jederzeit umfassende Unterstützung bei Ihren mehrsprachigen Projekten.

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